RFIs

¿Qué es?

Gestión de Solicitudes de Información (Request for Information). Permite crear, responder, rastrear y cerrar preguntas técnicas entre el equipo de proyecto y los intervinientes.

Cuándo usarlo

Cuando surge una duda técnica en obra, un conflicto entre planos o se necesita una aclaración formal de proyecto antes de ejecutar un trabajo.

Crear un RFI

Al plantear un RFI describes la pregunta y decides quién la gestiona. La información esencial es un título claro que resuma la solicitud, la pregunta (Question) con la duda técnica o aclaración que necesitas, y el RFI Manager responsable de gestionarlo y finalmente cerrarlo. El resto es opcional y aporta contexto: el trade o disciplina técnica implicada, la especialidad dentro de ese trade, los assignees que deben responder, los recipients que reciben copia, una fecha límite (Due Date) para la respuesta, la fecha de emisión (Date Issued) y los adjuntos como planos, documentos o imágenes de referencia.

El ciclo de vida del RFI

Un RFI avanza por un conjunto claro de estados desde su creación hasta el cierre:

• Empieza como Draft, visible y editable solo por quien lo creó.
• Una vez enviado pasa a Open y queda a la espera de respuesta.
• Si quien responde necesita más detalle, puede marcarse como Need Clarification hasta que el solicitante aporte la información que falta.
• Cuando se da una respuesta formal pasa a Responded.
• El RFI Manager lo marca entonces como Closed una vez resuelto — no admite más acciones.
• Si un RFI resulta ser duplicado o ya no es relevante, puede marcarse como Void.

Qué puedes hacer

Además de crear y responder RFIs, puedes hacerlos pasar por su workflow (aprobar o rechazar según el flujo configurado), avanzar el estado por el ciclo de vida y añadir respuestas formales con texto y adjuntos. Los RFIs eliminados van a una papelera desde la que puedes restaurarlos o borrarlos de forma permanente, puedes exportar todo el listado a Excel, y los gráficos permiten visualizar el estado y la evolución de todos los RFIs del proyecto.

Cómo usarlo

1. Ir a Project Hub → RFI.
2. Pulsar "New RFI". Completar título, pregunta y asignar un RFI Manager.
3. Añadir información de disciplina (Trade), fechas y adjuntos si aplica.
4. Publicar. El RFI pasará a estado Open y notificará a los asignados.
5. Cuando se reciba respuesta, el workflow avanza a Responded. El RFI Manager cierra el RFI.