Catalogs — Catálogos

¿Qué es?

Biblioteca de datos maestros que alimenta los selectores de Actuals y Budget Planning: cuentas contables, centros de costo, departamentos, proveedores y empleados.

Cuándo usarlo

Antes de empezar a registrar gastos o elaborar presupuestos. Los catálogos deben estar configurados para que los usuarios puedan seleccionar valores correctos.

Catálogos disponibles

Catalogs agrupa varios conjuntos de datos maestros, cada uno alimentando una parte distinta de los módulos financieros:

• GL Accounts — el plan de cuentas que define la estructura de imputación de gastos e ingresos.
• Cost Centers — centros de costo para segmentar el gasto por área de actividad.
• Departments — los departamentos organizativos de la compañía.
• Actual Types — los tipos de costos reales, como mano de obra, materiales o subcontratas.
• Vendors — proveedores con sus datos de contacto e información fiscal.
• Employees — empleados que pueden asociarse a costos reales.

Registros de Vendors

Cada proveedor necesita un vendor code único, un trade name y un status que lo marque como Active, Inactive o Archived. El resto de la información es opcional pero útil para facturación y contacto: el Tax ID (NIF/CIF/RUC), un contact email y un contact phone.

Qué puedes hacer

Desde Catalogs mantienes al día todos tus datos maestros. Puedes crear registros para añadir nuevas cuentas, proveedores u otras entidades, y editar registros para actualizar los datos de cualquiera existente. En lugar de eliminar y perder el histórico, puedes cambiar el estado para activar, desactivar o archivar una entrada. Para trabajo masivo, puedes importar desde Excel (disponible en GL Accounts, Vendors y Employees) y exportar a Excel para descargar un catálogo completo y revisarlo o cargarlo en otros sistemas.