Workflows Studio

¿Qué es?

Configurador de flujos de trabajo para los módulos del proyecto: RFI, Submittals, Specifications y Punch List. Permite definir los pasos, roles y condiciones de aprobación de cada proceso.

Cuándo usarlo

Al configurar el proyecto por primera vez, o cuando se necesita ajustar el proceso de revisión y aprobación para adaptarlo al contrato o al tipo de proyecto.

Conceptos del workflow

Conviene entender algunas ideas antes de construir un proceso:

• Step — Cada etapa del proceso de aprobación, con su rol y responsable asignado.
• Role — La función que desempeña un participante: Reviewer, Responder, Approver, Notified o Submitter.
• Approval Rule — Decide cuántas personas deben aprobar un paso. Con ANY basta con una aprobación; con ALL deben aprobar todos los asignados.
• Orden de ejecución — Los pasos pueden ejecutarse de forma sequential, uno detrás de otro en orden, o en parallel, varios a la vez.
• On Reject — Define qué ocurre cuando se rechaza un paso: o bien el proceso termina, o vuelve a un paso anterior para corregirlo.

Crear un workflow

Al crear un workflow le das un nombre que lo identifique y eliges su modo de ejecución — sequential, para que los pasos vayan en orden, o parallel, para que se ejecuten a la vez. También puedes añadir una breve descripción de para qué sirve el proceso, aunque es opcional.

Configurar un step

Cada step dentro de un workflow se define con unos pocos elementos esenciales. Indicas el rol que desempeña el participante en ese paso, eliges el approver source que determina quién aprueba (una persona fija, un rol, un título de cargo, etc.) y seleccionas la approval rule (ANY o ALL). Opcionalmente puedes fijar unos due days como plazo para completar el paso y una acción on-reject que devuelve el proceso a un paso anterior o lo termina si se rechaza.

Qué puedes hacer

Workflows Studio te permite diseñar y mantener los procesos de aprobación de cada módulo. Puedes crear un workflow para el módulo seleccionado y añadir los steps que necesite, cada uno con su rol y sus reglas. Puedes reordenar los steps para cambiar la secuencia de aprobación y configurar el routing para que distintos items sigan distintos workflows según condiciones como su tipo o su trade. Los workflows se pueden activar o desactivar sin eliminarlos, y puedes configurar las notificaciones para decidir a quién se avisa en cada paso.

Cómo usarlo

1. Ir a Admin Center del proyecto → Workflows Studio.
2. Seleccionar el módulo para el que se quiere configurar el workflow (RFI, Submittals…).
3. Pulsar "New Workflow". Asignar nombre y modo de ejecución.
4. Añadir los steps necesarios, asignando rol, aprobador y reglas a cada uno.
5. Activar el workflow. Se aplicará a los nuevos items creados en ese módulo.